10 december 2012

Exact update examen weer gehaald

Op 10 december heb ik weer het jaarlijkse update examen gedaan.
Met succes: een 8,8, dus mijn status van Exact certified partner is weer veiliggesteld.

19 november 2012

Exact Service Management

Vanaf 15 november is Exact Service Management algemeen beschikbaar. Met deze oplossing kunnen groothandels of productiebedrijven het volledige service managementproces optimaliseren.

Zie het weblog van Exact.

3 november 2012

IBAN tool van Exact

In mijn blog van 8 juli heb ik gemeld dat in Product Update 405 van Exact Globe een tool beschikbaar zou komen voor de aanvulling van IBAN nummers.

Die tool heb ik inmiddels uitgeprobeerd in mijn eigen administratie. Het werkt als volgt:
  1. De tool zit (nog) niet in een menu van Exact, maar het kan vanuit de programmadirectory van Exact opgestart worden: \Globe\bin\eIBANImport.exe
  2. Het bankrekeningenbestand wordt geëxporteerd naar een csv bestand;
  3. Dit bestand kan geüpload worden naar www.ibanbicservice.nl (max. 50 bestanden per registratie);
  4. Binnen 24 uur (in mijn geval binnen 3 uur) wordt het bestand aangevuld met IBAN en BIC nummers en kan het van de site worden gedownload;
  5. Met dezelfde tool van Exact kan het bestand geïmporteerd worden.

Wel een paar aantekeningen:
  • Je kunt bij de export aangeven of je NL-bankrekeningen en/of PB-bankrekeningen wilt exporteren. Rekeningen met bijvoorbeeld type 'NED' of 'DEF' worden dan niet geëxporteerd. Meestal kan het type binnen de software ook niet aangepast worden. Ik heb deze typen in de SQL tabel 'bnkacc' handmatig gewijzigd, maar voor de IBAN export/import hoeft dat niet: als je 'NL' en 'PB' beide uit vinkt, dan worden alle bankrekeningen geëxporteerd. Het is dan wel nuttig om het exportbestand eerst in Kladblok te openen en alle 'rommel' eruit te halen;
  • Bankrekeningen die inmiddels niet meer bestaan, blijven wel in Exact staan, maar uiteraard zonder IBAN nummer;
  • Girorekeningen die automatisch door Exact zijn ingevuld obv geïmporteerde bankafschriften hebben meestal bankrekeningtype 'DEF'. Deze zouden eigenlijk type 'PB' moeten krijgen, maar 'NL' is ook goed;
  • Voor Exact Synergy Enterprise is de tool er nog niet (of ik heb hem niet kunnen vinden);
  • Bankrekeningnummers worden door de Exact Integrator niet gesynchroniseerd tussen Exact Globe en Exact Synergy Enterprise. Daarin is het dus nog handwerk.

2 november 2012

Administratie overgenomen van Exact Online naar Exact Globe

Voor een nieuwe klant, een mode groothandel, heb ik vandaag bestanden overgenomen uit Exact Online naar Exact Globe.

Deze klant besteedde de gehele administratie tot nu toe uit aan een administratiekantoor, dat de administratie in Exact Online voerde. Daaruit kwam te weinig managementinformatie beschikbaar en het bedrijf groeit flink, dus is het tijd om de administratie in eigen beheer te nemen en daarvoor een boekhouder aan te stellen.
In mijn netwerk heb ik een zeer geschikte persoon gevonden, met wie de klant inderdaad afspraken heeft kunnen maken.

Het nieuwe systeem wordt gehost op een server van Parentix, met wie ik al eerder zaken heb gedaan. Snelle server en toegang, geen zorgen over updates, geen investering in hardware, prima service.

Nu dus aan de slag om de nieuwe administratie op te tuigen. Van een administratie in Exact Online kun je niet zomaar een back-up maken om in Exact Globe in te lezen. Maar je kunt wel een aantal gegevens exporteren, zoals grootboekrekeningen, relaties en artikelen. Ook transacties kunnen geëxporteerd worden, maar of we die ook echt in Globe zullen importeren gaan we pas bedenken als de voorbereidingen klaar zijn. Ik denk dat het beter is om met een schone lei te beginnen.

Wat dit project vooral interessant maakt is de koppeling met externe software: het branchepakket Softwear, waarin het debiteurenonderhoud wordt gedaan en de facturen worden gemaakt, en een bankprogramma van IFN Finance, EFSi, voor de verpanding van openstaande posten. De huidige werkwijzen om de gegevens tussen die programma's uit te wisselen vind ik erg omslachtig en foutgevoelig. Daar ga ik echt iets aan doen, zodat het veel meer een geheel worden, zonder of met zo min mogelijk dubbele invoer.

19 oktober 2012

Demo QICS Planning en QICS Time

Vandaag heeft QICS bij een klant van mij een demonstratie gegeven van QICS Planning voor projectplanning en QICS Time voor urenschrijven.
Helemaal geïntegreerd met Exact Synergy Enterprise.
Het verhaal heeft een heel goede indruk achtergelaten: gebruiksvriendelijk en logisch ingericht. Lijkt me voor deze klant heel toepasbaar.
We moeten nog wel goed uitzoeken of het ook goed samegaat met de nieuwe software van Exact voor Service Management.

16 oktober 2012

Start eerste implementatie Exact Synergy Service Management

Vandaag zijn we bij MC begonnen met de implementatie van Exact Synergy Enterprise Service Management.
Na één dag training bij Exact afgelopen vrijdag, een beetje zelfstudie en verder nog geen ervaring met deze software is het nog wel behoorlijk zoeken naar wat wel en wat niet kan.
Maar het pakket biedt wel heel goede mogelijkheden. Ik heb er wel vertrouwen in, dat we dit binnen redelijke termijn kunnen implementeren en dat het een forse verbetering zal opleveren voor de servicedesk en servicemonteurs.

Een paar belangrijke functies:
  • Knowledge base met veel voorkomende storingen en bijbehorende mogelijke oplossingen direct bij de hand voor de servicedesk medewerkers;
  • Opbouw van een 'Installed Base' van apparaten in het veld (service configuraties), met registratie op serienummer;
  • Service verlenen per service configuratie, gedetailleerd op apparaat of component;
  • Bedrijfsproces van aanname call tot en met facturatie inzichtelijk en gekoppeld;
  • Service contracten niet alleen digitaal inzichtelijk, maar actief en inhoudelijk gekoppeld aan het proces, zodat de facturatie van diensten en contracten klopt met de gemaakte afspraken (SLA's);
  • Automatisch genereren van installatieklussen, preventief onderhoud, enzovoort;
  • Inplannen van service engineers op basis van beschikbaarheid en vaardigheden;
  • Realiseren van uren, materialen en andere kosten in Synergy, binnenkort zelfs via iPad mogelijk;
  • Diverse managementrapportages.
Uiteindelijke doelen:
  1. Rust in de tent door inzicht in te verrichten werk
  2. Kostenbesparing
  3. Gebruiksvriendelijker werkproces

20 september 2012

BTW conversie aandachtspunten

Inmiddels heb ik een paar BTW conversies uitgevoerd deze week.
Een paar aandachtspunten voor wie er nog aan moet beginnen:
- Van artikelen met een btw-code INCL btw blijft de verkoopprijs incl. btw gelijk, dus de prijs excl. btw wordt lager.
- Controleer alle lay-outs, ook orderbevestigingen en offertes. Vaak staat het btw% als vaste tekst erin.
- Controleer in de lay-outs ook alle velden die met btw te maken hebben: ze zijn aan de btw-code gekoppeld of aan het btw%.

3 september 2012

Exact Live '12 - uitnodiging

Op 31 oktober 2012 wordt Exact Live '12 georganiseerd in Ahoy Rotterdam.

Graag nodig ik u van harte uit voor dit grootste evenement uit de geschiedenis van Exact.

Nadere informatie vindt u op www.mt-support.nl/Nieuws/20121031.html
en op www.exactlive.nl.


30 augustus 2012

Website van Exact over de btw verhoging

Exact heeft een aparte webpagina geopend met alle info over de verhoging van de btw van 19% naar 21% op 1 oktober 2012, zie: www.exact.nl/btw

3 augustus 2012

Grote order

Een bestaande klant heeft een mooie, grote order geplaatst voor de uitbreiding van de Exact licentie: extra gebruikerslicenties voor Synergy en de modules Klantenportaal en Service Management Solution.
De komende periode is daar weer genoeg te doen aan inrichting en instructie.

8 juli 2012

IBAN / SEPA in Exact Globe

Op 1-2-2014 gaan de banken over op één Europees systeem voor bankrekeningnummers (IBAN) en betalingsverkeer (SEPA).
Dat duurt dus nog even, maar je kunt de IBAN rekeningnummers wel alvast in Exact Globe bijhouden en eventueel ook al beginnen met het aanbieden van SEPA betaalbestanden.
Bij je eigen bankrekeningen kun je aangeven of je betaalopdrachten in SEPA formaat aan je bank wilt gaan aanbieden, zie menu ‘Cash Flow / Betaalmiddelen / Onderhouden’.
In tabblad ‘Instellingen’ kun je het IBAN nummer en het BIC nummer invullen en daarna kun je verderop ook de instellingen voor SEPA aangeven, zie documentnummer 04.300.927 in de customer portal van Exact.
Bij het onderhoud van crediteuren kun je de bankrekeningen onderhouden in tabblad ‘Financieel’ en ook daar de IBAN nummers invullen.

Omdat het in Nederland mogelijk is een bankrekeningnummer mee te nemen van de ene naar de andere bank, is het voor Exact niet mogelijk om op basis van het bankrekeningnummer te achterhalen bij welke bank men is aangesloten. Hierdoor kan Exact geen conversietool aanbieden om deze nummers om te zetten.
Er komt in product update 405 (verwacht in Q3/2012) een functie beschikbaar in Exact Globe waarmee banknummers geëxporteerd kunnen worden naar een .csv bestand. Dit bestand kan worden aangeleverd bij de NVB (Nederlands Vereniging van Banken). Na een paar dagen geven deze een bestand terug met daarin de IBAN nummers van de bankrekeningen. Deze kunnen dan weer geïmporteerd worden in Exact Globe. Voor meer informatie zie: www.ibanbicservice.nl

1 juli 2012

In Exact Globe BTW wijzigen naar 21% op 1-10-2012

Exact beschikt over een standaard functie voor de conversie van btw-codes, waarmee de verhoging van het btw-percentage wordt begeleid, zie op de Exact customer portal doc.nr. 19.681.219.
Kort gezegd zorgt deze conversie ervoor dat de oude btw-code wordt vernummerd, waarbij alle historische mutaties meegaan, zodat daarin het oude btw-percentage 19% blijft.
In de oorspronkelijke btw-code wordt het nieuwe percentage ingevuld, zodat nieuwe orders met 21% worden berekend.
Je kunt ervoor kiezen om het nieuwe percentage in lopende orders en bestellingen te laten doorvoeren of niet.

Aandachtspunten:
  • Voer deze conversie niet te vroeg uit, want het nieuwe percentage wordt de standaard bij alle artikelen, debiteuren etc. waar nu 19% de standaard is. In boekingen, verkoop- en inkooporders die je na de conversie boekt, maar waarin toch nog het oude percentage moet worden toegepast, moet je handmatig de btw-code voor 19% selecteren.
  • Niet de factuurdatum, maar de leverdatum bepaalt welk btw-percentage moet worden toegepast (tenzij de belastingdienst hiervoor andere regels gaat hanteren dan de vorige keer). Orders die in september worden geleverd maar in oktober worden gefactureerd worden dus nog met 19% belast en andersom geldt voor orders die in september vooruit worden gefactureerd maar pas in oktober worden geleverd, dat daarvoor al 21% btw moet worden berekend. Exact doet dat niet automatisch!

29 juni 2012

Exact Integrator - Storing met dubbele records

In de koppeling tussen Exact Globe en Exact Synergy Enterprise gaat al een tijdje iets mis bij de aanmaak van Servicemeldingen in Globe. Die zouden via die koppeling (Exact Integrator) ook in de database van Synergy moeten worden aangemaakt, maar dat gebeurde niet.

Nu blijkt dat de Integrator sinds een vorige update controleert of de gebruiker die in Globe de servicemelding heeft aangemaakt, in Synergy voldoende rechten heeft om dat gegeven ook daarin aan te maken. Voldoende rechten betekent kennelijk dat die gebruiker wel geblokkeerd mag zijn, dus helemaal geen toegang heeft tot Synergy, maar er moet wel een functierol aan hem of haar zijn toegewezen. Beetje bizar.

Hopelijk wordt dit vlot door de ontwikkelaars van Exact opgelost, want het leidt wel tot vervelende storingen.

21 juni 2012

Automatische boeking

Stel, je kunt je facturen naar buitenlandse klanten pas twee of drie maanden later versturen dan de periode waarin de omzet feitelijk wordt behaald, maar je kunt wel al van tevoren een redelijke schatting maken van die omzet.
Dan boek je aan het begin van elke maand per klant, per artikelgroep, enz. een omzetschatting op een tussenrekening.
Wanneer de werkelijke omzet geboekt is, moet die omzetschatting weer tegengeboekt worden.
Dat is wel een al te simpel klusje, waarvoor alle benodigde informatie al in de database bekend is, dus dat moet geautomatiseerd worden.

Oplossing: SQL Server Reporting Services zoekt elke nacht uit voor welke klant en welke artikelgroep per periode inmiddels de werkelijke omzet is geboekt. Als dat zo is, dan wordt het  verschil tussen de omzetschatting en een eventueel al ingevoerde tegenboeking van die schatting uitgerekend. Dat bedrag wordt in een Excelbestand op de server gezet.
Met de XConnector van Explore-It wordt dat bestand vervolgens in Exact geïmporteerd.

14 juni 2012

Nieuwe wetgeving incassokosten per 1-7-2012

Vanaf 1 juli 2012 gelden nieuwe regels voor de berekening van de maximale incassokosten die in rekening gebracht mogen worden over openstaande posten. De vergoeding voor incassokosten wordt berekend als percentage van het verschuldigde bedrag, waarbij het percentage trapsgewijs lager wordt naarmate de vordering hoger wordt:
Vordering
Incassokosten
Minimum:
€ 40,-
Over de eerste € 2.500
15%
Over de volgende € 2.500
10%
Over de volgende € 5.000
5%
Over de volgende € 190.000
1%
Over het restant
0,5%
Maximum:
€ 6.775,-

In Exact is er (nog) geen standaard functie voor deze berekening van incassokosten, maar het is wel mogelijk om dat met formulevelden op de lay-outs voor de aanmaningen te laten afdrukken.
Vandaag heb ik die formule voor een klant gebouwd en dat werkt netjes.

13 juni 2012

Maatwerk factuurinvoerscherm in Excel

De klant van vandaag maakt in Exact Globe facturen die per debiteur steeds vrijwel gelijk zijn: alleen de referentie en de regelbedragen verschillen. De invoer van facturen via het normale invoerscherm in Exact kost te veel tijd aan door repeterend werk en ook het gebruik van vaste facturen levert nog te weinig tijdwinst op.Daarom is gekozen voor een oplossing via Excel en de XConnector:
In Excel heb ik een aantal sjablonen gemaakt waarin de facturen snel een eenvoudig ingevoerd kunnen worden, met een minimum aan handelingen. Het Excel bestand verzamelt de gegevens en wordt dan met de XConnector in Exact ingelezen.

31 mei 2012

Exact inspiratiemiddag

Voor een aantal van onze eigen klanten hebben Edward van Egdom (www.sentio-ict.nl), Sebastiaan Barlo (www.sebastiaanbarlo.com) en ik een 'Exact inspiratiemiddag' georganiseerd in hotel De Witte Bergen in Laren.
Dat is in alle opzichten geslaagd: een uitstekende opkomst, een goede sfeer, positieve reacties tijdens de workshop en ook achteraf op het evaluatieformulier en al direct nieuwe afspraken gemaakt voor nieuw werk.

Edward heeft de introductie verzorgd en een presentatie van Orbis Taskcentre. Duidelijk een eye-opener voor diegenen die dat nog niet kenden: ongekende mogelijkheden voor het automatiseren van allerlei taken die men nu nog met de hand doet in Exact.

Daarna heb ik het stokje overgenomen met een verhaal over een aantal van de jongste ontwikkelingen bij Exact: iets over Exact Online, uitgebreid over Exact Globe Next met demo, een kort stukje over Service Management Solution en daarna op verzoek nog een paar "do's and don'ts" bij de BTW conversie van 19% naar 21% die voor 1 oktober 2012 moet worden uitgevoerd.

Het laatste deel ging over Microsoft SQL Server Reporting Services (SSRS): een vergelijking met Excel en Crystal Reports, de verschillende manieren voor het genereren van reports en de integratie in Exact Synergy. Natuurlijk heb ik paar spannende voorbeelden laten zien en een kleine live demonstratie.

Ik ben heel tevreden over hoe dit gelopen is. Wat mij betreft zeker voor herhaling vatbaar.

24 mei 2012

Koppeling Exact met Kardex shuttle

Kardex Shuttle XP
Weer iets nieuws om te automatiseren (voor mij nieuw in elk geval): de aansturing van een Kardex (www.kardex.nl) magazijnkast vanuit de orderadministratie van Exact.
Die Kardex is een kast van 3 meter breed en 9 meter hoog, met een besturing op basis van een SQL database-je waarmee de laden worden opgehaald. Dat ding laat dan met lampjes ook zien in welke bak het te rapen artikel ligt. Het display van de kast laat er ook een fotootje bij zien.

Ik heb nu een manier uitgedacht waarmee Exact die kast kan vertellen welke artikelen er geraapt moeten worden, voor welke orders en in welke bak dat te vinden is.
Waarschijnlijk gaan we er dan nog een barcodescanner aan knopen, zodat de magazijnmedewerker alleen nog maar het ordernummer van zijn opdrachtbon hoeft te scannen en de kast brengt hem de juiste lade en wijst de juiste bak aan.
De medewerker moet daarna nog wel de levering in Exact uitvoeren door de geraapte aantallen in te voeren en te verwerken, zodat Exact weet dat de goederen daadwerkelijk uit de kast zijn gehaald.

Andersom moeten de binnengekomen goederen natuurlijk ook in de juiste bakken in de kast worden geplaatst. Ook dat zou vanuit Exact ondersteund kunnen worden, maar in dit geval heeft men goede redenen om dat handmatig te doen.

Dit is allemaal niet erg ingewikkeld.
De invoering van het gebruik van magazijnlocaties is eigenlijk moeilijker, hoewel standaard functionaliteit in Exact. Hiervoor moeten de werkwijzen van de organisatie aangepast worden, en dat valt vaak niet mee.

16 mei 2012

Klein stukje maatwerk

Vandaag heb ik een klein stukje maatwerk gemaakt voor een productiebedrijf.
Het kwaliteitsniveau van artikelen wordt vastgelegd in vrije velden op de artikelkaart, zowel bij producten als bij componenten die via een stuklijst in die producten worden opgenomen.
De bedoeling van het maatwerk is, dat het kwaliteitsniveau van het product wordt gelijk gesteld aan het niveau van het component in de stuklijst met het laagste niveau. Dit moet dagelijks automatisch gebeuren, zodat de bepaling van het kwaliteitsniveau van het product niet meer afhankelijk is van handmatige invoer.
Dit heb ik opgelost met een aantal 'Views' in de SQL-database en SQL-queries, die door een dagelijkse SQL-job worden uitgevoerd.


9 mei 2012

Offertes maken in Exact Synergy Enterprise

Met Exact Synergy Enterprise kan je offertes maken, en daarin artikelen aanbieden uit het artikelbestand van Exact Globe. De offerte wordt in MS Word opgebouwd door middel van een merge sjabloon.

Dat sjabloon heb ik vandaag voor MC gemaakt aan de hand van een paar voorbeelden van Exact. Het was wel even zoeken hoe de artikelregels en de totaalregel moeten worden ingericht: die zitten elkaar in de weg. De oplossing was dat de artikelregels in een 'eigen' tabelletje moeten staan, gevolgd door een lege regel. Daarna pas mag het totaalbedrag geprint worden.

Als de klant de offerte accepteert kan die met een knop in Synergy doorgezet worden naar de orderadministratie in Exact Globe. Dat is dan wel weer handig.

30 april 2012

Telemarketing

Acquisitie is niet mijn ding. Je kunt natuurlijk allerlei verkooptrainingen volgen, maar ik geloof niet dat ik ooit een echte verkoper zou kunnen worden. Maar ik heb wel af en toe nieuwe klanten nodig om het 'natuurlijke' verloop aan te vullen. Via mijn website en via andere klanten en het netwerk komen er wel nieuwe projecten binnen, maar er mag toch nog wel wat meer bij.
Dus heb ik een telemarketeer (ook een zzp'er) opdracht gegeven om een paar honderd geschikte adressen in mijn omgeving te gaan bellen. Ik heb zelf eerder al eens een adressenbestand gekocht voor dit doel. Dat bestand heb ik gescreend: faillissementen eruit en ook de bedrijven zonder website. En nu maar hopen dat er inderdaad een paar goede afspraken uit die belactie zullen rollen.

13 april 2012

Klachtenanalyse


Een mooi voorbeeld van hoe automatisering het werken makkelijker en leuker kan maken:
De betrokken medewerker verzamelt en noteert klachten van klanten in Exact CRM en houdt ook een aantal specifieke gegevens bij in zelfgedefinieerde velden. Prima, maar die registratie moet periodiek vertaald worden naar een analyse op twee A4-tjes, zodat trends inzichtelijk worden. Tot nu toe werd die analyse gemaakt door de klachten één voor één na te lopen en te 'turven'. Dat werd handmatig in Excel ingevuld om er grafiekjes van te maken.
Dat kan beter! In SQL Server Reporting Services heb ik de klachtenanalyse nagebouwd met dezelfde tabellen en grafieken als die in Excel, maar nu is het genereren van de analyse letterlijk een kwestie van één druk op de knop: de analyse kan met een snelkoppeling op het bureaublad worden opgevraagd.
Dat is pas automatiseren!


30 maart 2012

Klant neemt SSRS in gebruik

Vandaag heb ik SQL Server Reporting Services (SSRS) bij een van mijn klanten geïntroduceerd.
En meteen de functie in gebruik genomen voor het automatisch genereren en per e-mail verzenden van dagelijkse rapportages op financiële gegevens uit Exact Globe, in dit geval voor het management in Duitsland.
De klant is erg enthousiast over de snelheid van de reports en zeker ook over dat periodiek automatisch versturen van rapporten.



16 maart 2012

Exact Globe: betalen met cheque

Voor een nieuwe klant heb ik  uitgezocht hoe in Exact Globe na het uitvoeren van een betaling een cheque kan worden geprint, waarvan de lay-out moest voldoen aan de opgaaf van een Maleisisch dochterbedrijf.
Daar heb ik nog niet eerder mee te maken gehad, en andere consultants vóór mij hadden het bij deze klant al laten afweten, dus ik ging ervan uit, dat dit maatwerk zou moeten worden.
Maar dat valt mee: met de module E-Betaal Buitenland zorgt de betaalmethode 'Cheque' ervoor, dat er een keurige cheque geprint kan worden.
Opvallend daarin is, dat de taal van alle velden afhankelijk is van de instelling van de lay-out, behalve de taal van het in woorden uitgeschreven bedrag. Dat is afhankelijk van de taal van de contactpersoon van de ontvangende relatie.


14 maart 2012

Report 'Sales pipeline'


Voor een vaste klant heb ik in SQL Server Reporting Services een rapportagemodel geschreven, dat de 'Sales pipeline' per accountmanager per stadium toont.
Die account managers noteren in Exact Synergy Enterprise hun verkoopkansen, die vier stadia doorlopen van 'Verkennen' tot 'Order schrijven'. Verschillende gegevens uit die verkoopkansen, zoals de geplande omzet en de geplande orderdatum worden met deze lijst in beeld gebracht.
Een en ander volgens opgaaf van de klant, ter vervanging van de lijst die tot nog toe handmatig in Excel werd bijgehouden, omdat men de standaard overzichten van Exact niet handig vond.
Vervolgens heb ik dit overzicht onder een ander report gehangen, dat voor de Sales manager een totaalbeeld laat zien van alle account managers. Dat overzicht krijgt hij wekelijks automatisch per e-mail. Vanuit die lijst kan hij nu per account manager doorzoomen naar de individuele sales pipeline.


24 februari 2012

Exact certified partner

Eind februari 2012 heeft Exact (eindelijk) besloten mijn status als Exact partner te verhogen van ‘Registered partner’ naar ‘Certified partner’.


Exact definieert die status als:
Exact certified partners hebben kennis van Exact oplossingen en de ervaring om die in uw organisatie te implementeren.
Zij helpen u bovendien met het kiezen van de beste oplossing voor uw organisatie, sector of proces.

Die kennis van Exact software heb ik opgebouwd in bijna 15 jaar Exact consultancy en in de afgelopen twee jaar aan Exact bewezen met goede resultaten voor de benodigde examens.

Ik ben er blij mee, dat Exact dit nu met deze partnerstatus heeft bevestigd.

19 februari 2012

Nieuwe implementatie Exact Globe

Implementatie Exact Globe
In de afgelopen paar weken ben ik een aantal dagen bij een nieuwe klant bezig geweest voor de implementatie van Exact Globe.
Het gaat om een financiële dienstverlener, die recent is overgestapt van Exact voor DOS naar Exact Globe.
De conversie is door iemand anders uitgevoerd en met alleen de stambestanden, dus zonder historie.
Dat is ok, maar betekent wel, dat de beginposities in Globe moeten worden ingevuld. Dat is niet moeilijk, maar als je voor het eerst met Globe werkt, en eigenlijk niet veel tijd kunt vrijmaken voor de implementatie en voor leren met de nieuwe software om te gaan, zoals dit bedrijf, dan wordt het toch een uitdaging.

Instructie
Inmiddels hebben we de belangrijkste procedures ingericht: wie boekt wat, wie controleert, valuta en wisselkoersen, koppeling met externe software (maatwerksoftware voor beleggenportefeuilles) en betalingsverkeer.
Ook is men bijna klaar met de beginbalans. Bijzonder daarbij was, dat een aantal soorten openstaande posten in verschillende systemen werd bijgehouden: deels in Exact voor DOS, deels in dat maatwerkprogramma en deels handmatig in Excel. Dat ging niet om heel veel posten, maar het was wel een heel gedoe om die bij elkaar te zoeken om ze uiteindelijk in Globe te kunnen inlezen.

Tijd?
Deze en de komende maand gaan ze schaduwdraaien. Dat is natuurlijk ook weer een aanslag op hun tijd, dus ik ben benieuwd of het ze lukt.
Daarna gaan we nog aan de gang met wat onderwerpen die tot nog toe helemaal niet in Exact werden gedaan, zoals Activa en Budgetten.

Leuk
Alles bij elkaar niet een heel spannend project (voor de klant misschien wel, maar niet voor mij), maar wel met van alles wat, een beetje technisch, procedures bepalen en instructies geven.

7 februari 2012

Rapportage verzuimanalyse

Rapportages in SSRS
Voor de Bedrijfsarts heb ik een aantal maatwerk sjablonen gemaakt in SQL Server Reporting Services.
De verzuimregistratie wordt niet in de standaard HR-functionaliteit van Synergy bijgehouden, omdat het gaat om medewerkers van klanten. Ook moeten specifiek gedefinieerde KPI's op de rapportage worden berekend en getoond, waaronder meldingsfrequentie en verzuimpercentage.

Het was niet eenvoudig om de juiste berekeningen te verzinnen en om te zetten in sql-formules (ik ben tenslotte geen programmeur), maar uiteindelijk is het me gelukt om de gevraagde KPI's te bouwen, die rekening houden met parttimers, in-dienst en uit-dienst datum, moeder-dochterbedrijf en analyseperiode.

Declarabele uren?
Ik vind het meestal wel leuk om dit soort dingen uit te zoeken en sjablonen te ontwikkelen, maar het kost wel verschrikkelijk veel tijd.
Hoeveel daarvan declarabel moet zijn, vind ik soms lastig te bepalen:
- als je dit helemaal op nacalculatie uitvoert, en het zit een keer tegen met het programmeerwerk, dan wordt zo'n rapportage onfatsoenlijk duur, en dat kan de relatie met de klant onder druk zetten;
- aan de andere kant kan zo'n rapportage bijna nooit ook voor andere klanten bruikbaar gemaakt worden. Alle tijd die niet gedeclareerd wordt, is dus verloren tijd en moet ik maar beschouwen als studietijd.
Ik moet er dus op enig moment een streep onder zetten, ook als ik zelf vind, dat de rapportage mooier of beter zou kunnen als ik er nog meer uren in zou steken.

26 januari 2012

Vaste klant

Een van mijn allereerste klanten in het vak van Exact consultant vraagt me al 14 jaar om elk jaar een keertje langs te komen voor een jaarlijkse 'grote beurt' van zijn Exact administratie en wat daar om heen hangt, zoals updates, jaarafsluiting, CBS, belastingaangiften, enzovoort.

Vandaag hebben we de boel voor het nieuwe jaar weer in orde gemaakt en bijgepraat over zowel zakelijke als persoonlijke nieuwtjes en ontwikkelingen.
Geen bijzonderheden dit jaar, maar wel erg leuk om daar weer eens te zijn.
De relatie met deze klant is zo goed, dat ik hem eerder als een persoonlijke vriend, dan als een klant beschouw.