29 juni 2012

Exact Integrator - Storing met dubbele records

In de koppeling tussen Exact Globe en Exact Synergy Enterprise gaat al een tijdje iets mis bij de aanmaak van Servicemeldingen in Globe. Die zouden via die koppeling (Exact Integrator) ook in de database van Synergy moeten worden aangemaakt, maar dat gebeurde niet.

Nu blijkt dat de Integrator sinds een vorige update controleert of de gebruiker die in Globe de servicemelding heeft aangemaakt, in Synergy voldoende rechten heeft om dat gegeven ook daarin aan te maken. Voldoende rechten betekent kennelijk dat die gebruiker wel geblokkeerd mag zijn, dus helemaal geen toegang heeft tot Synergy, maar er moet wel een functierol aan hem of haar zijn toegewezen. Beetje bizar.

Hopelijk wordt dit vlot door de ontwikkelaars van Exact opgelost, want het leidt wel tot vervelende storingen.

21 juni 2012

Automatische boeking

Stel, je kunt je facturen naar buitenlandse klanten pas twee of drie maanden later versturen dan de periode waarin de omzet feitelijk wordt behaald, maar je kunt wel al van tevoren een redelijke schatting maken van die omzet.
Dan boek je aan het begin van elke maand per klant, per artikelgroep, enz. een omzetschatting op een tussenrekening.
Wanneer de werkelijke omzet geboekt is, moet die omzetschatting weer tegengeboekt worden.
Dat is wel een al te simpel klusje, waarvoor alle benodigde informatie al in de database bekend is, dus dat moet geautomatiseerd worden.

Oplossing: SQL Server Reporting Services zoekt elke nacht uit voor welke klant en welke artikelgroep per periode inmiddels de werkelijke omzet is geboekt. Als dat zo is, dan wordt het  verschil tussen de omzetschatting en een eventueel al ingevoerde tegenboeking van die schatting uitgerekend. Dat bedrag wordt in een Excelbestand op de server gezet.
Met de XConnector van Explore-It wordt dat bestand vervolgens in Exact geïmporteerd.

14 juni 2012

Nieuwe wetgeving incassokosten per 1-7-2012

Vanaf 1 juli 2012 gelden nieuwe regels voor de berekening van de maximale incassokosten die in rekening gebracht mogen worden over openstaande posten. De vergoeding voor incassokosten wordt berekend als percentage van het verschuldigde bedrag, waarbij het percentage trapsgewijs lager wordt naarmate de vordering hoger wordt:
Vordering
Incassokosten
Minimum:
€ 40,-
Over de eerste € 2.500
15%
Over de volgende € 2.500
10%
Over de volgende € 5.000
5%
Over de volgende € 190.000
1%
Over het restant
0,5%
Maximum:
€ 6.775,-

In Exact is er (nog) geen standaard functie voor deze berekening van incassokosten, maar het is wel mogelijk om dat met formulevelden op de lay-outs voor de aanmaningen te laten afdrukken.
Vandaag heb ik die formule voor een klant gebouwd en dat werkt netjes.

13 juni 2012

Maatwerk factuurinvoerscherm in Excel

De klant van vandaag maakt in Exact Globe facturen die per debiteur steeds vrijwel gelijk zijn: alleen de referentie en de regelbedragen verschillen. De invoer van facturen via het normale invoerscherm in Exact kost te veel tijd aan door repeterend werk en ook het gebruik van vaste facturen levert nog te weinig tijdwinst op.Daarom is gekozen voor een oplossing via Excel en de XConnector:
In Excel heb ik een aantal sjablonen gemaakt waarin de facturen snel een eenvoudig ingevoerd kunnen worden, met een minimum aan handelingen. Het Excel bestand verzamelt de gegevens en wordt dan met de XConnector in Exact ingelezen.