19 november 2012

Exact Service Management

Vanaf 15 november is Exact Service Management algemeen beschikbaar. Met deze oplossing kunnen groothandels of productiebedrijven het volledige service managementproces optimaliseren.

Zie het weblog van Exact.

3 november 2012

IBAN tool van Exact

In mijn blog van 8 juli heb ik gemeld dat in Product Update 405 van Exact Globe een tool beschikbaar zou komen voor de aanvulling van IBAN nummers.

Die tool heb ik inmiddels uitgeprobeerd in mijn eigen administratie. Het werkt als volgt:
  1. De tool zit (nog) niet in een menu van Exact, maar het kan vanuit de programmadirectory van Exact opgestart worden: \Globe\bin\eIBANImport.exe
  2. Het bankrekeningenbestand wordt geëxporteerd naar een csv bestand;
  3. Dit bestand kan geüpload worden naar www.ibanbicservice.nl (max. 50 bestanden per registratie);
  4. Binnen 24 uur (in mijn geval binnen 3 uur) wordt het bestand aangevuld met IBAN en BIC nummers en kan het van de site worden gedownload;
  5. Met dezelfde tool van Exact kan het bestand geïmporteerd worden.

Wel een paar aantekeningen:
  • Je kunt bij de export aangeven of je NL-bankrekeningen en/of PB-bankrekeningen wilt exporteren. Rekeningen met bijvoorbeeld type 'NED' of 'DEF' worden dan niet geëxporteerd. Meestal kan het type binnen de software ook niet aangepast worden. Ik heb deze typen in de SQL tabel 'bnkacc' handmatig gewijzigd, maar voor de IBAN export/import hoeft dat niet: als je 'NL' en 'PB' beide uit vinkt, dan worden alle bankrekeningen geëxporteerd. Het is dan wel nuttig om het exportbestand eerst in Kladblok te openen en alle 'rommel' eruit te halen;
  • Bankrekeningen die inmiddels niet meer bestaan, blijven wel in Exact staan, maar uiteraard zonder IBAN nummer;
  • Girorekeningen die automatisch door Exact zijn ingevuld obv geïmporteerde bankafschriften hebben meestal bankrekeningtype 'DEF'. Deze zouden eigenlijk type 'PB' moeten krijgen, maar 'NL' is ook goed;
  • Voor Exact Synergy Enterprise is de tool er nog niet (of ik heb hem niet kunnen vinden);
  • Bankrekeningnummers worden door de Exact Integrator niet gesynchroniseerd tussen Exact Globe en Exact Synergy Enterprise. Daarin is het dus nog handwerk.

2 november 2012

Administratie overgenomen van Exact Online naar Exact Globe

Voor een nieuwe klant, een mode groothandel, heb ik vandaag bestanden overgenomen uit Exact Online naar Exact Globe.

Deze klant besteedde de gehele administratie tot nu toe uit aan een administratiekantoor, dat de administratie in Exact Online voerde. Daaruit kwam te weinig managementinformatie beschikbaar en het bedrijf groeit flink, dus is het tijd om de administratie in eigen beheer te nemen en daarvoor een boekhouder aan te stellen.
In mijn netwerk heb ik een zeer geschikte persoon gevonden, met wie de klant inderdaad afspraken heeft kunnen maken.

Het nieuwe systeem wordt gehost op een server van Parentix, met wie ik al eerder zaken heb gedaan. Snelle server en toegang, geen zorgen over updates, geen investering in hardware, prima service.

Nu dus aan de slag om de nieuwe administratie op te tuigen. Van een administratie in Exact Online kun je niet zomaar een back-up maken om in Exact Globe in te lezen. Maar je kunt wel een aantal gegevens exporteren, zoals grootboekrekeningen, relaties en artikelen. Ook transacties kunnen geëxporteerd worden, maar of we die ook echt in Globe zullen importeren gaan we pas bedenken als de voorbereidingen klaar zijn. Ik denk dat het beter is om met een schone lei te beginnen.

Wat dit project vooral interessant maakt is de koppeling met externe software: het branchepakket Softwear, waarin het debiteurenonderhoud wordt gedaan en de facturen worden gemaakt, en een bankprogramma van IFN Finance, EFSi, voor de verpanding van openstaande posten. De huidige werkwijzen om de gegevens tussen die programma's uit te wisselen vind ik erg omslachtig en foutgevoelig. Daar ga ik echt iets aan doen, zodat het veel meer een geheel worden, zonder of met zo min mogelijk dubbele invoer.