14 november 2013

Internet Explorer 11 en Exact Synergy


Microsoft is gestart met de uitrol van Internet Explorer 11.
Maar gebruikers van Exact Synergy (Enterprise) doen er goed aan deze voorlopig niet te installeren.
Exact ondersteunt deze versie namelijk nog niet, ook niet in de eerstvolgende Product Update 407/252.
Als u werkt met Exact Synergy (Enterprise), zorg er dan voor dat Windows Update niet automatisch Internet Explorer 11 installeert.

6 november 2013

Kortingsactie Exact Compact tot eind 2013


Voor de laatste twee maanden van dit jaar heeft Exact een kortingsactie aangekondigd voor Exact Compact klanten.

Die houdt een korting van 50% in voor een licentie voor één extra gebruiker, die dan met zijn/haar eigen naam in de administratie kan inloggen.

Zo’n licentie-uitbreiding kost normaliter evenveel als de basismodule van de bestaande Exact Compact licentie:
 
Exact Compact Multi werkplek Financieel:
Normaal € 950, maar tot en met 31-12-2013: € 475.
Het jaarlijks onderhoud voor deze uitbreiding kost € 218,33.

Exact Compact Multi werkplek Factuur:
Normaal € 1.450, maar tot en met 31-12-2013: € 725.
Het jaarlijks onderhoud voor deze uitbreiding kost € 332,58.

Exact Compact Multi werkplek Handel:
Normaal € 2.450, maar tot en met 31-12-2013: € 1.225.
Het jaarlijks onderhoud voor deze uitbreiding kost € 562,27.

Indien u interesse heeft in de aanschaf van zo’n licentie-uitbreiding, neemt u dan alstublieft contact met mij op: tel. 0618 098 611 of bert@mt-support.nl.

18 oktober 2013

Bijpraten met Edward en Sebastiaan

Vanmorgen eindelijk weer eens bijgepraat met collega's Edward en Sebastiaan, deze keer in De Bilt.
Uitwisselen van ervaringen, kennis, hoe-doe-jij-dat, nieuwtjes, agenda's, enz.

Edward heeft kort laten zien dat in een verzoektype in Exact Synergy ook een jquery (Java) kan worden ingevoegd, bijvoorbeeld om een SSRS report direct in beeld te brengen met gebruik van parameter velden.

Ik heb Service Management Enterprise laten zien: hoe de processen werken en wat er allemaal komt kijken bij de implementatie daarvan. En ook wat er allemaal nog niet goed of niet lekker werkt.

15 oktober 2013

BTW- en ICP-aangifte met Standard Business Reporting (SBR) in Exact

Vanaf 1 januari moeten digitale aangiften voor de BTW en ICP via Digipoort worden ingediend bij de balastingdienst volgens de SBR-standaard.

Als u deze aangiften handmatig invult op de website van de belastingdienst dan hoeft u niets aan te passen, maar wel als u de aangiften digitaal aanlevert vanuit uw softwarepakket.

Exact Software wordt in de loop van dit kwartaal geschikt gemaakt voor SBR.
Op de startpagina van Exact over SBR vindt u alle beschikbare informatie:

Startpagina btw- en icp aangifte met Standard Business Reporting (SBR) via Digipoort

Algemene informatie over SBR vindt u op www.sbr-nl.nl.

27 september 2013

Exact Globe: SEPA Incasso's in SEPA-formaat

Met de de module E-Incasso van Exact Globe kunnen vanuit de openstaande posten debiteuren elektronische incassobestanden aangemaakt worden, die in het telebankierprogramma van de bank kunnen worden ingelezen.
 
De overstap naar SEPA vereist een nieuw bestandsformaat, dat inmiddels door Exact Globe wordt ondersteund, maar om de incassobestanden in dat bestandsformaat te kunnen aanmaken moet wel een aantal aanpassingen in de software worden doorgevoerd.
Op de SEPA Startpagina van Exact (www.exact.nl/sepa) is veel informatie over SEPA te vinden.
 
De belangrijkste acties voor de overstap naar SEPA incasso's op een rijtje:
  1. Installeer de laatste update (momenteel PU406);
  2. Vul de IBAN- en SEPA-gegevens bij de eigen betaalmiddelen aan via menu 'Cash Flow / Betaalmiddelen / Onderhouden' tabblad 'Instellingen'. Geef aan dat u gebruik wilt maken van SEPA Incasso's, of u gebruik wilt maken van batch aanlevering en vul uw Incassant ID in (op te vragen bij uw bank);
  3. Noteer of importeer de IBAN bankrekeningnummers van de debiteuren (zie ook eerdere berichten op dit blog);
  4. Vul de bankinstellingen aan, m.n. de 'Gevraagde incassodatum berekening'.
  5. Registreer de getekende incassomachtigingen in het onderhoud debiteuren, tabblad 'Financieel'. Dat kan een flinke klus zijn, dus begin hier tijdig mee! Instructie hierover is te vinden in documentnummer 21.388.419
De verplichte pre-notificatie kunt u op de factuurlay-out noteren, afhankelijk van uw keuze van stap 4 hierboven.
 
Wanneer nu een nieuw incassobestand wordt aangemaakt met menu 'Cash Flow / Diversen / Incasso', dan wordt dit in het nieuwe formaat opgebouwd.
 

16 augustus 2013

Start nieuw project: implementatie Exact Globe Inkoop + Productie

Vandaag is een nieuw project van start gegaan met een uitgebreide bespreking van de verschillende bedrijfsprocessen waarvoor Exact Globe ingezet moet worden.

Het gaat om een bedrijf dat robotsystemen ontwikkelt en bouwt voor de food industrie. Verreweg de meeste projecten worden volledig nieuw ontwikkeld (Design To Order, DTO), maar het management grijpt de kans die in de markt ontstaat om meer herhaalprojecten te kunnen uitvoeren, zodat er fors goedkoper gewerkt kan worden.

Daardoor ontstaat wel de behoefte aan standaardisering van de administratieve systemen.
Nu wordt nog veel in Excel bijgehouden, maar door de sterke groei van het bedrijf is dat steeds moeilijker bij te houden.

We gaan van start met de opbouw van het artikelbestand in Exact, waarvoor we meteen een 'Material Controller' hebben aangesteld, die de integriteit van dat bestand actief gaat bewaken (uiteraard ondersteund door automatische rapportages). Deze 'Item Master Table' zal deels worden aangemaakt door import vanuit gegevens uit diverse bestaande databases.

Daarna wordt het inkoopproces in Exact opgezet. Die afdeling zit het meest te springen om een geïntegreerd systeem.
Inkooporders plaatsen, ontvangsten boeken en inkoopfacturen afstemmen.

Dan volgt de verrijking van het artikelbestand met stuklijsten. Dat wordt een flinke klus. Maar noodzakelijk om daarna de productieorderadministratie te kunnen voeden.

Als dat allemaal loopt gaan we nog bekijken welke winst behaald kan worden in het Sales Order Process.
De verkoop van de complete systemen vergt veel persoonlijke aandacht. Volledige automatisering daarvan ligt niet voor de hand. Het documentbeheer daarbij is wel erg belangrijk.
Het opzetten van een verkoopordersysteem in Exact Globe voor de verkoop van spare parts kan wel nuttig zijn. Dat zal tegen die tijd blijken.

Dus: een prachtig bedrijf en een boeiend implementatieproject.

 

9 augustus 2013

Babel

Een internationaal opererend bedrijf verplaatst de Exact databases van verschillende landen, waaronder de Belgische administratie, naar een centrale server in Londen.
Daarbij wordt ook meteen de upgrade naar Exact Globe Next Extended uitgevoerd.


De Engelse systeembeheerder probeert het nieuw door Exact België aangeleverde licentiebestand in de Belgische database in te lezen:

"
I am trying to add the Brussels licence to 126 administration and get the following message?

I'm guessing it is saying 'nope'..."
 
De projectleider in Amsterdam reageert:
"LOL, an Englishman trying to enter a Belgium license to a Dutch program and getting German error messages :-))"
De oorzaak: Exact België heeft wel een nieuwe licentie geleverd, maar nog niet met de extra module voor Exact Globe Next Extended erin. Die kun je dan alleen inlezen vanuit de 'oude' interface van Exact Globe Next (de e4shell) en niet in de nieuwe (e5shell).
De melding in het Duits komt vermoedelijk doordat de vorige actie in Exact in een van de Duitse administraties is gedaan, waardoor de gebruikersinstelling nog op Duits stond.
Opgelost door de licentie in te lezen in de e4shell.

21 juni 2013

Blokkendoos Exact

Een licentie van Exact Software wordt altijd in modules opgebouwd.
Prima, zo koopt de klant alleen de functionaliteit die nodig is.
Uitbreiden van de licentie is makkelijk: je bestelt gewoon een extra module, die aan de licentie wordt toegevoegd.
In de 'goede oude tijd' van Exact voor DOS en ook in Exact voor Windows was dat niet moeilijk, maar je moest wel een hele rij licentienummertjes intypen. Goed, dat kan iedereen. Geen punt.

Nieuwe functionaliteit die door de ontwikkelaars van Exact aan de modules werd toegevoegd kwam beschikbaar door een update van de software uit te voeren. Eerst had je daar een paar kilo diskettes voor nodig, later natuurlijk een cd/dvd, en nu nog beter: even downloaden vanuit de customer portal.

Maar de recente ontwikkeling van diverse nieuwe modules breekt met die eenvoud: door de toepassing van nieuwe technologieën of om welke reden dan ook, worden verschillende nieuwe functies niet meer automatisch geïnstalleerd en vergen een aparte installatie en moeten zelfs apart geüpdatet worden.
Een paar voorbeelden:
  • WordMerge
  • Synergy Office Integration
  • Service Management
  • Synergy Integrator
  • Synergy Exchange Integrator
  • B2B e-Commerce portal
Daarnaast maakt de standaard Exact Software gebruik van software van derden, die ook niet vanzelf wordt mee-geïnstalleerd, zoals MS SQL Reporting Services. Om nog maar niet te spreken van vele 'add-ons' die andere bedrijven aan Exact knopen.
Met Exact Globe Next 'extended' wordt een centrale 'Setup wizard' meegeleverd, waarmee Globe, Synergy, Event Manager en de koppeling van Reporting Services in een keer geïnstalleerd en geüpdatet wordt. Dat is een goed begin, maar nog niet genoeg.

Voor veel systeembeheerders en applicatiebeheerders wordt het steeds lastiger om het geheel nog te overzien en vooral om erachter te komen wat er moet gebeuren als een of meer van die componenten onderuit gaat of gewoon niet aan het werk wil.
Zelf heb ik het afgelopen jaar uitzonderlijk veel tijd moeten besteden aan installatie, herinstallatie en vooral naar het zoeken van oorzaken van technische storingen, in plaats van me te kunnen concentreren op implementatie en procesinnovatie. En dat leidt tot frustratie en irritatie, niet alleen bij mij, maar ook bij klanten.

Tijdens een workshop kort geleden heeft Exact aangegeven, dat er gewerkt wordt aan uitbreiding van die setup wizard. Ik hoop van harte dat we zo snel mogelijk (liever vandaag dan morgen) weer kunnen beschikken over één simpele installatie, die je kunt uitvoeren zonder meer dan algemene IT kennis, waarvoor je geen eigen 'handboek update Exact' hoeft te schrijven en waarmee alle modules en functies van Exact direct en zonder haperen werken.

Dan kunnen we ons weer bezig houden met waar het om gaat:
Ondersteunen van de bedrijfsvoering door slim automatiseren van bedrijfsadministratie en het bieden van heldere managementinformatie.

30 mei 2013

Exact Nieuwe product updates algemeen beschikbaar

Nieuwe product updates algemeen beschikbaar 
vanaf week 22/2013:
  • Exact Globe / Compact 406
  • Exact Synergy Enterprise 251
  • Exact Synergy Classic 406
Alle verbeteringen kunt u vinden in de release notes van product update 406.

3 april 2013

Exact en SAP meest gebruikte financiële software

Volgens een onderzoek van Computer Profile, aangehaald in Computable, zijn Exact en SAP de meest gebruikte financiële software in Nederlandse bedrijfsvestingen met vijftig of meer medewerkers.

Zie:
http://www.computable.nl/artikel/achtergrond/erp/4697123/1276992/sap-en-exact-meest-gebruikte-financile-software.html#ixzz2POQ8vzXy

29 maart 2013

Beheer van opleidingen en inschrijvingen in Synergy

Een van de leukste dingen in dit vak vind ik het bedenken en uitwerken van een praktische oplossing voor de ondersteuning van bedrijfsprocessen.

Een organisatie werkt volgens historisch gegroeide methoden, werkvolgordes, documenten en informatiestromen; niet altijd even efficiënt. De vraag is dan of die processen door automatisering slimmer gemaakt kunnen worden.
Dat betekent altijd verandering en dat is iets waar niet iedereen blij mee is. Je streeft dus naar een optimum tussen efficiëntie en draagvlak. Die twee zijn niet per sé elkaars tegenpolen: ze zouden elkaar juist moeten versterken, maar ze zitten elkaar toch ook regelmatig in de weg.

Het is daarom mooi als het lukt om een systeem te verzinnen, dat met een minimale verandering van de werkwijzen toch een significante verbetering van efficiëncy bereikt en bovendien betere en betrouwbaardere managementinformatie biedt.

Met een relatief eenvoudig systeem dat ik vrijdag heb uitgewerkt denk ik dat te hebben kunnen maken voor een organisatie die bedrijfsopleidingen verzorgt in de techniek. De definitie van opleidingen, planning van opleidingsdagen en registratie van de inschrijvingen van cursisten worden grotendeels adviserend en soms dwingend vastgelegd in Exact Synergy, waarbij gebruik gemaakt wordt van een centraal relatiebestand en documentbeheer. Managementinfo, overzichten en lijsten worden gegenereerd met SQL Server Reporting Services.


18 maart 2013

Internet Explorer 10 en Exact Synergy

Microsoft is gestart met de update naar Internet Explorer 10.
Met Exact Synergy werkt dat echter niet vanzelf:
  • Exact Synergy Enterprise werkt wel in Explorer 10, maar werkt alleen goed in de 'Compatibiliteitsweergave'. Op elke pc moet dit één keer aangegeven worden. De url wordt dan toegevoegd in de Compatibiliteitsinstellingen.
  • Exact Synergy Classic (ASP) werkt niet goed in Explorer 10. Exact ondersteunt deze combinatie niet. Dit zal ook niet meer worden aangepast. Hoewel de meeste functies van Synergy Classic in de Compatibiliteitsweergave' wel werken, kunnen gebruikers van Synergy Classic toch beter niet updaten naar Explorer 10. Als dat toch al is gebeurt door automatische updates, dan is het an te raden die update ongedaan te maken.

8 maart 2013

Service management installatie

Vandaag heb ik voor een importeur van CNC machines Service Management Enterprise geïnstalleerd.
Omdat de Synergy database al lang in gebruik is, waarbij alleen relaties werden gesynchroniseerd met Globe, kon de Exact Integrator niet toegepast worden.
Dus hebben we via export / import de relevante tabellen gelijk getrokken en daarna nieuwe xml replicatie jobs aangemaakt, zodat ze gelijk blijven.

19 januari 2013

Nieuwe Exact Synergy Word Merge

Eindelijk de tijd genomen om de nieuwe Word merge functie van Exact Synergy Enterprise uit te proberen.

Installatie ging niet helemaal vanzelf en het was een beetje zoeken naar de juiste documenten, maar nu het er eenmaal op staat werkt het goed.

Het is behoorlijk eenvoudig om een sjabloon in Word aan te maken en daarin de velden uit de database van Synergy op te nemen. En nu is het mogelijk om alle velden uit de database te gebruiken en niet de beperkte set van de oude Word merge functie.

Het aanmaken van een nieuwe brief of e-mail vanuit een klantenkaart of een verzoek werkt snel: maar drie klikken!

Zie ook het Exact Product Blog.


14 januari 2013

Handig: IBAN nummers automatisch invullen in Exact Globe

Vanaf product update 405 kan bij de bankinstellingen worden aangegeven dat Exact de IBAN nummers automatisch moet invullen bij het aanmaken of wijzigen van bankrekeningen van een aantal landen.

Zie het productblog van Exact:
Wat moet ik nu bij IBAN invullen?

13 januari 2013

Betalingstermijnen worden wettelijk vastgelegd

De betalingstermijnen bij overeenkomsten tussen bedrijven en bij overeenkomsten tussen bedrijven en overheden worden wettelijk vastgelegd. Nu bepaalt de wet alleen dat de betalingstermijn niet onredelijk mag zijn.

Business-to-business (B2B)

  • Als u contractueel niets regelt, moet binnen 30 dagen na de factuurdatum worden betaald.
  • In de overeenkomst mag een langere betaaltermijn van maximaal 60 dagen worden afgesproken.
  • Een betalingstermijn van langer dan 60 dagen is alleen toegestaan als aangetoond kan worden dat dit voor geen van beide partijen nadelig is.
Zie verder:
http://www.antwoordvoorbedrijven.nl/wetswijziging/aanpassing-regels-betalingstermijnen

7 januari 2013

Korte projectomschrijvingen op LinkedIn

Op je LinkedIn profiel kun je ook beschrijvingen van projecten plaatsen, als aanvulling op opleidingen en ervaring.
Van een aantal recente projecten heb ik omschrijvingen genoteerd, zie:
nl.linkedin.com/in/bertvanvreumingen/