14 november 2014

Hoe vaak moet ik Exact (laten) updaten?

Een vraag die me vaak gesteld wordt: wanneer moet ik de Exact software laten updaten?

Om te beginnen: noodzakelijk is dat alleen wanneer er nieuwe wetgeving geïntroduceerd is, die van invloed is op uw administratie.
Een goed voorbeeld is de BTW-update. Als u de BTW-aangifte digitaal verstuurt via Digipoort, dan moet de software geschikt zijn voor het gebruik van de meest recente taxonomie, voordat u de eerste aangifte in het nieuwe jaar verstuurt.
Hetzelfde geldt voor de salarisupdate die elk jaar in januari beschikbaar komt.

Exact presenteert twee of drie keer per jaar een update. Het kan wel nuttig zijn om een tussentijdse update te installeren, als daarin nieuwe of verbeterde functionaliteit is opgenomen die voor u van belang zijn. Op de customer portal van Exact kunt u de 'Release notes' raadplegen, waarin alle vernieuwingen worden beschreven.

U kunt uw Exact software alleen updaten als u een geldig onderhoudscontract met Exact heeft. Dat geeft u onder andere toegang tot de helpdesk van Exact en tot de customer portal, en ook het recht op updates. Zo behoudt uw investering haar waarde. Maar het verplicht u niet om ook daadwerkelijk alle updates te installeren.
Wanneer u echter ver 'achter loopt' met de updates en op enig moment op een probleem stuit, waarvoor u de helpdesk raadpleegt, dan kunt u verwachten dat de helpdesk zal adviseren om eerst de meest recente update te installeren.

De updateplanning van dit moment (14-11-2014) is:
  • Exact Globe Next (extended): actuele versie is 408. Update verwacht in januari 2015.
  • Exact Compact: actuele versie is 408. Update verwacht in januari 2015.
  • Exact Synergy Enterprise: actuele versie is 252. Update verwacht in januari 2015.
  • Exact Synergy Classic: actuele versie is 408. Update verwacht in januari 2015 (maar er worden geen vernieuwingen meer in Synergy Classic doorgevoerd).
  • Exact Online: Exact regelt de updates automatisch.
  • Exact voor DOS: wordt niet meer onderhouden.
  • Exact voor Windows: wordt niet meer onderhouden.
Indien u constateert dat het zinvol is om een update te installeren, maar daarbij professionele ondersteuning nodig heeft, dan kunt u daarvoor bij mij terecht, zie www.mt-support.nl.

27 oktober 2014

BTW aangifte via TeamViewer

Vorige week werd ik gebeld door een klant voor wie ik al jaren af en toe wat werk doe.

Probleem: de medewerker die altijd voor de BTW-aangiften zorgt, is plotseling ziek geworden en niemand anders weet hoe het moet.
De aangifte moet deze week nog verstuurd worden.
Of ik even kan helpen.

Het bedrijf zit 2,5 uur rijden bij mij vandaan, dus om nou helemaal daarheen te rijden voor zo'n klusje... Wat is TeamViewer dan een handig ding!

De boekhouder is gewend allerlei overzichten op papier te bewaren, dus hebben wij nu ook maar samen eenzelfde set van prints gemaakt voor elk van de administraties en daarna de BTW-aangifte definitief gemaakt en ingediend.

Die BTW-aangifte doen is niet moeilijk, maar als je niet weet waar de knoppen zitten, dan is een beetje ondersteuning op afstand wel zo prettig.

28 september 2014

Tip Exact Synergy Enterprise: pdf-bijlagen direct tonen in verzoek

Sinds Product Update 253 is het in Exact Synergy Enterprise mogelijk om in een verzoek de bijlage van een gekoppeld document te tonen. Het is daardoor niet meer nodig om eerst het document te openen en dan de bijlage te downloaden.

Het is wel een heel gedoe om dit op te nemen in de definitie van het verzoektype.
Om een extra tabblad aan te maken waarin de bijlage wordt getoond, ga als volgt te werk:
  • Open menu ‘Werkstroom / Inrichting / Verzoeken / Verzoektypes’.
  • Open het aan te passen verzoektype.
  • Kies tab ‘Velden’.
  • Klik op ‘Toevoegen (sectie)’.
  • Kies type ‘Document voorbeeld’.
  • Klik op ‘Bladeraar’ en type of selecteer ‘DocumentAttachment’.
  • Kies Resultaat kolom ‘EntityID'.
  • Selecteer bij parameter bd.ID: ‘Document’.
  • Laat parameter att.Entity leeg.
  • Klik op ‘Gereed’ (links boven).
  • Klik op ‘Bewaren’ (links boven).
  • Scroll helemaal naar beneden en klik op ‘{Sectie} – Document voorbeeld’.
  • Klik in het vak ‘Label’ op ‘Tekst’.
  • Hernoem de omschrijving naar bijvoorbeeld: ‘Document inzien’.
  • Klik op ‘Bewaren’ (links boven).
  • Vink in het vak ‘Tonen’ het veld ‘Toon sectie als tab’ aan.
  • Klik op ‘Bewaren’ (links boven) (2x).
In onderstaand voorbeeld is het documentvoorbeeld niet als nieuw tabblad, maar onderaan op het hoofdvenster geplaatst:

25 juli 2014

Migratieproject Exact voor Windows naar Exact Globe

14 Jaar geleden heb ik een klant in Alkmaar geholpen met de implementatie van Exact voor Windows, onder andere met de productiemodules.

Begin dit jaar heeft dit bedrijf van het moederbedrijf toestemming gekregen om te migreren naar Exact Globe.
Van februari tot en met juli heb ik ook deze migratie mogen begeleiden.
Dat is een erg leuk project geworden, dat soepel is verlopen en vandaag naar tevredenheid is afgerond.

Dit bedrijf assembleert relatief kleine producten in eenheden van 1000. Een vlotte planning en verwerking van de goederenstromen zijn daarbij belangrijk, maar ook de financiële en logistieke rapportages aan het moederbedrijf.
Men heeft daarvoor een groot assortiment eigen rapportages en sub-automatisering ontwikkeld (Crystal Reports, SQL Server Reporting Services en Excel Add In), die nu opnieuw geschreven zijn of omgebouwd naar Globe.

Een van de afspraken aan het begin van dit project was, dat de bestaande procedures en werkwijzen zoveel mogelijk in stand zouden blijven.
Uitbreidingen en nieuwe functionaliteit zouden voor later 'bewaard' worden. In het najaar volgt daarom vermoedelijk een nieuw project waarin de aandacht zal worden gericht op het vereenvoudigen van de processen door de inzet van functionaliteit die niet in Exact voor Windows beschikbaar was, maar wel in Exact Globe.

8 juli 2014

Werkbon lay-out voor Service Management in Exact Synergy Enterprise

Het uitwerken van lay-outs voor allerlei documenten, zoals facturen, maar ook service werkbonnen, is meestal een tijdrovend werkje.
En niet iedereen vindt het leuk werk.

In Exact Globe is het nog redelijk goed te doen, al valt het niet altijd mee om de juiste velden te vinden.
Na wat knutselen en veel proberen en aanpassen lukt het over het algemeen wel om een nette lay-out te bepalen.

Voor de nieuwe Synergy module 'Service Management Enterprise' (SME), de opvolger van Field Service, maakt Exact echter gebruik van andere techniek, namelijk SQL Server Reporting Services.
Terecht, als je kijkt naar de mogelijkheden en flexibiliteit die dat biedt.
Maar het ontwikkelen van een lay-out is daardoor wel veel complexer geworden.
Het bedenken van de benodigde SQL query is werk voor specialisten: weinig gebruikers zullen deze kennis in huis hebben.
Dit komt vooral doordat de gegevens die je normaal gesproken op een service werkbon wilt zien, uit een groot aantal verschillende tabellen van de Synergy database opgehaald moeten worden.

Bijvoorbeeld:
  • Absences: de centrale servicemelding,
  • Cicmpy: de klant van de servicemelding,
  • Cicntp: de contactpersoon van de servicemelding,
  • SMSJobHeader: de centrale gegevens van de serviceactiviteiten,
  • SMSJobDetails: de serviceactiviteiten (uren en materialen) per medewerker,
  • SMSConfigurations: de serviceconfiguratie(s)
  • SMSConfigurationHeader: de centrale gegevens van de serviceconfiguratie(s), o.a. de vrije velden,
  • ItemNumbers: serienummers,
  • Addresses: de adresgegevens van het serviceadres van de configuratie,
  • Cicmpy: de klant die aan de configuratie is gekoppeld,
  • Humres: de persoonsgegevens van de engineer,
  • Items: artikel- en uursoortgegevens van de serviceactiviteiten.
En dan zijn de contractgegevens nog buiten beschouwing gelaten...

Uiteraard wordt er wel een aantal standaard lay-outs met SME meegeleverd, zodat er tijdens presentaties een fatsoenlijk document kan worden getoond, maar in de praktijk is het aanpassen van die lay-outs nog ingewikkelder dan de opbouw van een heel nieuwe lay-out.

Kortom: bij de voorbereidingen voor de implementatie van SME moet nog meer tijd gereserveerd worden voor het uitwerken van lay-outs dan voor de meeste andere modules van Exact.

Heeft u vergelijkbare of juist andere ervaringen met de ontwikkeling van lay-outs voor Service Management Enterprise? Uw reactie is van harte welkom!
Of kunt u ondersteuning gebruiken bij (de voorbereidingen van) de implementatie van Service Management Enterprise? Ik ben u graag van dienst. (contact).


19 juni 2014

Dagelijks automatisch ECB wisselkoersen in Exact Globe

Collega Sebastiaan Barlo heeft een handig tooltje bedacht: een webadres dat dagelijks de actuele wisselkoersen van de ECB ophaalt en in Exact XML-importformaat aanbiedt.

Dat webadres noteer je in Exact Globe in menu 'XML / Financiële Import / Wisselkoersen', in het veld 'andere url'.
Klik op 'Klaar' en de wisselkoersen zijn up-to-date.

Nog handiger: de import kan volautomatisch uitgevoerd worden met Windows Takenplanner of met een SQL-job.
Zo heb je zonder omkijken dagelijks de actuele wisselkoersen in Exact Globe staan.

Maak het tenslotte helemaal compleet door in SQL Server Reporting Services een overzichtje te maken van de koersen en dat dagelijks naar je mailbox te laten sturen of laat het direct op je Exact Synergy Enterprise startpagina tonen.

Een abonnement kost maar een paar tientjes per jaar.
Om te kunnen importeren heb je in Exact Globe de module E-XML Server Financieel nodig.

Meer weten?
- Dagelijkse wisselkoersen: Sebastiaan Barlo, www.sebastiaanbarlo.com
- Reporting Services: Bert van Vreumingen, www.mt-support.nl

Update dd 28-6-2014:
- Je kunt nu zelf aangeven welke valuta je wilt downloaden met url variabele “Currencies” bijv. Currencies=USD,AUD,CNY;
- En je kunt nu ook een datum meegeven tot 90 dagen geleden om ook een historische koers op te vragen met de url variabele “Date” bijv. “Date=2014-05-04”.

31 maart 2014

Eilandautomatisering

Bij een van mijn lopende projecten steekt een veelvoorkomend fenomeen weer stevig de kop op: Eilandautomatisering.

In de afgelopen tien jaar hebben verschillende medewerkers van dit bedrijf de mogelijkheden van Crystal Reports en Excel volop ingezet om een groot aantal eigen systeempjes op zetten naast het bestaande ERP systeem.
Bepaald niet onverdienstelijk overigens, maar na al die jaren is van een aantal van die rapportages niet meer helemaal duidelijk waarom ze gemaakt zijn en hoe de formules werken.
Bovendien wordt een deel van de Excel bestanden ingezet voor de planning van de productie - een behoorlijk cruciaal onderdeel van de bedrijfsvoering - maar voor het beheer van deze bestanden is het bedrijf afhankelijk van de kennis van maar één persoon en dat vindt het MT geen prettig idee...

Ons project voor het overzetten van de administratie naar Exact Globe wordt dus aangegrepen om hier wat aan te doen.
In ieder geval worden de bestaande rapportages en Excel bestanden grondig geïnventariseerd en beoordeeld. Sommige vervallen, anderen worden samengevoegd, weer andere worden in het nieuwe ERP systeem opgenomen of alleen maar geoptimaliseerd voor de actuele bedrijfssituatie.
Maar in elk geval wordt de kennis over het hoe en waarom van die zelfgebouwde rapportages ondergebracht bij meer dan een medewerker.

Natuurlijk is het handig dat rapportagetools zoals Excel, Crystal Reports en ook SQL Server Reporting Services relatief makkelijk te gebruiken zijn en dat medewerkers zonder specifieke kennis daarmee in staat zijn hun informatievoorziening naar eigen inzicht te organiseren.
Maar ik denk dat elk bedrijf er goed aan doet om een (eenvoudige) procedure in te stellen, waarmee van nieuw ontwikkelde rapportages de kwaliteit, toepasbaarheid en inpassing in de bestaande informatiesystemen gecontroleerd en geborgd worden.

26 januari 2014

Exact Globe nieuwe, snelle manier van productieorders aanmaken

In Product Update 407 van Exact Globe is een nieuwe, snelle manier toegevoegd voor het aanmaken van productieorders. Exact noemt dat 'Kanban'-orders. Dat vind ik een wat pretentieuze term, maar handig is die functie wel.

Het idee is, dat productiemedewerkers zelf nieuwe productieorders kunnen aanmaken door een beperkt aantal gegevens in te vullen. De productieorder wordt dan in de status 'Afgedrukt' gegenereerd. De productie kan dan direct starten. De stappen 'Goedkeuren', 'Vrijgeven' en 'Afdrukken' worden overgeslagen.
Maar ook voor werkvoorbereiders kan het erg prettig zijn om die stappen te kunnen overslaan en even snel een productieorder aan te maken.

Kanbanorders kunnen aangemaakt worden in de Shop Floor Control (SFC) app, maar ook 'gewoon' in Exact Globe.

De stappen in Globe zijn als volgt:
  1. Open menu 'Productie / Invoer / Productieorders',
  2. Klik op de nieuwe knop 'Kanban',
  3. Selecteer een doelmagazijn, te produceren artikel, doellocatie en te produceren aantal',
  4. Klik op 'Genereren'. De productieorder wordt aangemaakt, status 'Afgedrukt' (let wel: er wordt geen bon geprint),
  5. In het afsluitscherm kun je kiezen voor 'Ok' om af te sluiten, of 'Open' om de nieuwe productieorder te openen in het standaard productieordervenster.
 
Voorwaarden:
  • Product Update 407 is geïnstalleerd;
  • In de nummerinstellingen (menu 'Systeem / Algemeen / Instellingen / Nummerinstellingen') is een volgnummer voor Kanbanorders ingesteld;
  • In de grootboekinstellingen (menu 'Systeem / Algemeen / Instellingen / Grootboekinstellingen') zijn de productie gerelateerde grootboekrekeningen netjes ingevuld.
Nadere info is te vinden in Exact-document 25.309.013.


4 januari 2014

Exact Globe en Synergy stand-alone op Windows 8


Exact Globe Next op Windows 8 wordt door Exact ook ondersteund voor een stand-alone installatie (dus lokaal op een computer, zonder een server in een netwerk).

Exact Synergy Enterprise niet, en daarmee ook Exact Globe Next Extended niet (dat is een gecombineerde gebruikersinterface met o.a. Exact Globe en Exact Synergy samen).
Voor stand-alone installatie van Synergy worden helemaal geen systeemeisen afgegeven.
Wel een beetje logisch, omdat Synergy toch vooral bedoeld is voor samenwerken, maar een stand-alone installatie is voor consultants wel nuttig om ermee te kunnen testen.

Reden om het toch maar uit te proberen: ik heb de stand-alone installatie getest op Windows 8.1.
Conclusie: werkt goed, maar je hebt wel Windows 8 Pro nodig, zodat alle benodigde Windows onderdelen geïnstalleerd kunnen worden.
Aandachtspunt: Windows 8 is nog kieskeuriger met rechten dan Windows 7, waardoor snelkoppelingen niet vanzelfsprekend toegang geven tot het programma.