31 maart 2014

Eilandautomatisering

Bij een van mijn lopende projecten steekt een veelvoorkomend fenomeen weer stevig de kop op: Eilandautomatisering.

In de afgelopen tien jaar hebben verschillende medewerkers van dit bedrijf de mogelijkheden van Crystal Reports en Excel volop ingezet om een groot aantal eigen systeempjes op zetten naast het bestaande ERP systeem.
Bepaald niet onverdienstelijk overigens, maar na al die jaren is van een aantal van die rapportages niet meer helemaal duidelijk waarom ze gemaakt zijn en hoe de formules werken.
Bovendien wordt een deel van de Excel bestanden ingezet voor de planning van de productie - een behoorlijk cruciaal onderdeel van de bedrijfsvoering - maar voor het beheer van deze bestanden is het bedrijf afhankelijk van de kennis van maar één persoon en dat vindt het MT geen prettig idee...

Ons project voor het overzetten van de administratie naar Exact Globe wordt dus aangegrepen om hier wat aan te doen.
In ieder geval worden de bestaande rapportages en Excel bestanden grondig geïnventariseerd en beoordeeld. Sommige vervallen, anderen worden samengevoegd, weer andere worden in het nieuwe ERP systeem opgenomen of alleen maar geoptimaliseerd voor de actuele bedrijfssituatie.
Maar in elk geval wordt de kennis over het hoe en waarom van die zelfgebouwde rapportages ondergebracht bij meer dan een medewerker.

Natuurlijk is het handig dat rapportagetools zoals Excel, Crystal Reports en ook SQL Server Reporting Services relatief makkelijk te gebruiken zijn en dat medewerkers zonder specifieke kennis daarmee in staat zijn hun informatievoorziening naar eigen inzicht te organiseren.
Maar ik denk dat elk bedrijf er goed aan doet om een (eenvoudige) procedure in te stellen, waarmee van nieuw ontwikkelde rapportages de kwaliteit, toepasbaarheid en inpassing in de bestaande informatiesystemen gecontroleerd en geborgd worden.